A automação permeia nossa rotina diária, desde a manhã ao preparar o café até a cozinha, onde utensílios como panelas elétricas e air fryers simplificam tarefas, tornando-as mais eficientes e poupando tempo na preparação dos alimentos.

Automatização dos processos da Qualidade

A automatização está presente em diversos momentos do nosso dia a dia. Em todas as áreas da vida. Podemos percebê-la desde quando começamos o dia, passando o cafezinho na máquina de café; ou então na hora de cozinhar, com aquela ajuda da panela de arroz e da air fryer que facilitam a vida da gente. E otimizam o tempo que levaríamos para fazer a comida.

Estes são apenas alguns exemplos, mas poderíamos continuar a lista com carros automáticos, catracas automáticas e, no ambiente de trabalho, com as máquinas que em determinado setor podem agilizar um processo, verificar qualidade do produto, entre outras funcionalidades.

Um ponto importante a destacar é que a automatização não é para substituir pessoas, como alguns podem interpretar, e sim para otimizar recursos. Para facilitar o trabalho daqueles profissionais que gerenciam essas atividades, proporcionando que eles sejam direcionados para outras atividades mais estratégicas.

Dito isto, podemos observar que a automatização pode ser aplicada em diversos aspectos e, obviamente, também aos processos da qualidade.

Aliás, esse deve ser o motivo pelo qual você veio parar neste artigo: talvez esteja pensando quais processos da qualidade podem ser automatizados, e/ou como demonstrar a importância disso para os gerentes (ou superiores). Vamos começar por alguns dos processos que podem ser automatizados.

Processos da qualidade x automatização

Um dos processos mais discutidos é o de gestão de documentos e realmente ele merece toda a atenção! Uma vez que um procedimento desatualizado é executado, isso pode gerar prejuízos incomensuráveis para a empresa. Uma forma de evitar isso, é garantir que apenas a versão atualizada esteja disponível aos colaboradores. Para isso, algumas atividades poderiam ser automatizadas com um software de gestão de documentos.

Um exemplo dessas atividades que poderiam ser automatizadas:

• configurar o sistema para notificar os responsáveis da revisão de documento, assim de acordo com a periodicidade de revisão definida, o próprio sistema notificará os revisores;

• controle de versão dos documentos, deixando disponível para acesso apenas a versão atual;

• controle de permissão para permitir acesso a documentos obsoletos apenas a um número restrito de pessoas;

• documentos centralizados e de fácil acesso, todos em uma ferramenta só.

Apenas nestes exemplos pode-se notar uma redução no tempo do gestor de processos em ficar revisando os documentos impressos para garantir que a versão atualizada esteja disponível. Também podemos imaginar uma redução no tempo que ele levaria para “cobrar” os responsáveis pela revisão.

Uma das vantagens de ter os documentos centralizados também está na redução de tempo do gestor que seria dedicado a responder os colaboradores sobre “onde encontrar determinado documento?”

Além desse processo de gestão de documentos, podemos pensar na automatização do processo de gestão de não conformidades, centralizando as informações da identificação da NC. Ao automatizar o processo de gestão de NCs, você garante que elas sejam tratadas em tempo devido, com as notificações aos responsáveis.

Também garante rastreabilidade das informações, ao registrá-las no sistema, não perdendo informações importantes para análise de causa, que consequentemente impactam o resultado da tentativa. Afinal, todas as informações importantes estarão disponíveis e centralizadas. Também temos o processo de gestão de riscos, gestão de indicadores, e tantos outros que poderiam ser automatizados com um software. Assim, podendo reduzir o tempo dos gestores em tarefas operacionais e focando mais em atividades gerenciais e estratégicas, ajudando-os a focar no que realmente importa!

Quais os ganhos ao automatizar os processos da qualidade?

Uma vez que o trabalho dos gestores é direcionado para atividades gerenciais, a organização passa a ter maior capacidade estratégica, pois os recursos serão alocados de maneira inteligente e eficie​nte. Pense bem, quanto tempo as pessoas da sua empresa estão gastando com atividades repetitivas e que podem ser substituídas por automação?

Já falamos um pouco sobre os ganhos nos parágrafos acima. Mas, para elucidar melhor e ajudar você a convencer as pessoas, você pode argumentar que, ao automatizar os processos da qualidade, a organização poderá:

• reduzir custos com a má qualidade;

• reduzir custos com desperdícios;

• dedicar o tempo de seus gestores em tarefas estratégicas, logo, alcançar maiores lucros com objetivos estratégicos melhores definidos e mais trabalhados;

• garantir maior consistência nos produtos e serviços entregues ao cliente;

• ter processos executados de acordo com o planejado, evitando retrabalho;

• reduzir custos de operação;

• ter riscos mais controlados, uma vez que eles são mais fáceis de identificar, monitorar e até mesmo tratar;

• ter mais eficiência da equipe;

• entre outros benefícios.

Devo automatizar tudo na minha empresa?

Assim como tudo na vida, é importante analisar o cenário e identificar o que é melhor para a sua empresa!

Todos esses ganhos poderão ser alcançados com a automatização adequada para cada realidade, pois, às vezes, automatizando apenas um processo, a organização não terá resultados tão notáveis. E ao mesmo tempo, em outro cenário, um ou dois processos automatizados trarão resultados incríveis.

Caso você tenha ficado interessado na automatização de processos de gestão da qualidade, mas ainda está com dúvidas, não deixe de falar com o DOO!

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por DOO Gestão da Qualidade, para o Movimento FestQuali em 05/01/2024